Hoe kan je een vergadering zo efficiënt mogelijk maken?

Blog

door

Vincent Vanderbeck

HR
Meeting

Als je iemand binnen jouw organisatie vraagt waarmee ze het grootste deel van hun tijd verliezen zullen vergaderingen zeker in hun top 3 verschijnen.

Hoe zit het met die ene persoon die altijd iets moet afmaken, net als je op het punt bent om te beginnen? Wat als er in organisatie een cultuur van steeds te laat komen voor vergaderingen heerst? Wat als mensen nooit voorbereid zijn voor vergaderingen of wat als het te veel tijd kost om de juiste documenten te zoeken, ze te delen met iedereen en een rapport te maken waar iedereen mee kan werken? In principe is de vraag: hoe kunnen effectieve vergaderingen worden uitgevoerd?
Een strategie om efficient(er) te vergaderen kan gemakkelijk worden geautomatiseerd.

Plannen van de juiste vergadertijd

Scheduling tools zijn al een tijdje in gebruik bij banken, verzekeringsmaatschappijen, vastgoedmaatschappijen etc. Deze tools maken het mogelijk voor klanten om een afspraak met de werknemers van de organisatie te plannen zonder handmatige planning via hun website of mobiele app.
Dus wat als je je vergadering kon plannen op een moment waarop elke deelnemer aan de vergadering een vrij moment heeft met zo’n tool?
Gedaan met het spenderen van veel te veel tijd aan het versturen van emails om een gepast tijdstip voor de vergadering te vinden.

Voorbereiden van het doel van je vergadering

Waarom zou je moeten vergaderen? Hoe maak je een goede agenda? Een kick-off voor een nieuw project is een duidelijk omschreven vergadering, maar hoe zit het met een vergadering over een nieuwe tool die geïmplementeerd is of een brainstormsessie over de marketingcampagnes dit jaar?
Zou het niet fantastisch zijn om de afspraken voor de vergaderingen die je moet plannen te automatiseren, alleen door de behoefte in uw conversationele programma's te detecteren?
Een kick-off vergadering moet automatisch worden gepland na een verkoopvergadering met een positief resultaat. Heb je een gesprek met je collega over de problemen die je ondervindt bij de implementatie van bepaalde data? De chatbot kan een vergadering vastleggen met de juiste mensen die je nodig hebt om het probleem op te lossen.

Een vergadering plannen die de tijd overschrijdt omdat je te veel onderwerpen wilt bespreken?
De scheduling tool kan suggereren om jouw onderwerpen te evalueren of andere deelnemers te vragen om andere onderwerpen voor te stellen.

Echt effectief vergaderen

Een vergadering is veel effectiever als je je kunt richten op het stellen van de juiste vragen in plaats van gericht te zijn op het nemen van goede notities.
Stel je voor dat je een centraal document hebt met alle voorbereide vragen en onderwerpen waarin elke deelnemer commentaar kan geven en notities over de vergadering kan toevoegen. .
Op deze manier is het hele team zeker dat elke vraag en elk onderwerp wordt behandeld en er een centraal document beschikbaar is.

Is de vergadering niet op tijd afgerond? De scheduling tool kan twee opties voor het hele team voorstellen wanneer u een bepaald onderwerp niet binnen de vooraf geplande timing kan afronden: een nieuwe vergadering plannen voor de relevante onderwerpen en vragen of alleen de onderwerpen en vragen behandelen die de hoogste prioriteiten hebben tijdens de huidige vergadering.

Acties na de vergadering

Zodra de vergadering is afgerond moet iedereen precies weten wat de volgende stappen zijn en wat er is besproken.
Vermijd tijdverspilling door te moeten onderzoeken wat er gedaan moet worden of door dezelfde onderwerpen te bespreken tijdens een toekomstige vergadering.
Geautomatiseerde vergadertools synchroniseren uw vervolgvergaderingen, indien nodig, met de agenda van de deelnemers aan de vergadering en de onderwerpen die besproken moeten worden, afgewerkte taken worden toegewezen aan de juiste mensen en u kunt meteen aan het werk gaan met een vervolledigd, centraal document.

Technologie kan een ondersteunende manier zijn om jouw vergaderingen te optimaliseren en door vergaderingen te optimaliseren werk je ook veel efficiënter.

Written by

Vincent Vanderbeck is een ondernemer met een zwakke plek voor nieuwe technologieën. Als oprichter & managing partner van Comma Group staat hij jonge ondernemers bij in het opzetten van hun eigen bedrijf met een focus op digital innovatie. Als Technofiel begeleidt hij ook bedrijven bij hun ontdekking in nieuwe technologieën zoals AI, Blockchain, IoT en nog veel meer. 

Blijf lezen, deze artikels zijn ook interessant